Vous organisez un événement clients et prospects ? Vous êtes perdu face au nombre d'invitations à envoyer pour atteindre vos objectifs ? Ne cherchez pas plus loin ! Dans cet article, je vais vous guider à travers les étapes essentielles pour déterminer le nombre idéal d'invités et vous assurer que votre événement soit un succès.
Déterminer le nombre d'invités
Vous avez décidé d'organiser un événement BtoB, mais vous vous demandez combien de personnes inviter pour atteindre vos objectifs de participation?
Car oui il faut différencier le nombre de personnes qu’on veut avoir à notre événement Jour J, du nombre de personnes qui reçoivent l’invitation à participer.
Tout d'abord, posez-vous ces questions fondamentales : combien de personnes souhaitez-vous réunir lors de votre événement et quelles sont les caractéristiques de ces personnes (sont-elles des clients existants, des prospects potentiels, où sont-elles situées géographiquement) ?
Exemple : Imaginons que vous ayez pour objectif d'accueillir 100 personnes le jour J. Pour atteindre cet objectif, plusieurs facteurs doivent être pris en compte, notamment votre canal d'invitation principal.
Invitations par Email
Si vous optez pour l'envoi d'emails, assurez-vous d'avoir une base de contacts bien segmentée et suffisamment fournie.
Exemple : Avec une base de 4000 adresses email.
- un bon taux d'ouverture email se situe entre 22 et 29%, soit environ 880 personnes qui ouvrent votre email.
- Sur ce nombre, un bon taux de clic se situe entre 3,06% à 6,46%, ce qui équivaut à au moins 122 personnes qui cliquent pour s'inscrire.
On peut se dire “Génial, j’en veux 100 et 122 ont cliqué pour s’inscrire ! C’est bon.”
Oui… mais non.
- Car tous ceux qui ont cliqué sur le lien d'inscription de votre email ne vont pas forcément s’inscrire, il faudra vérifier le nombre d’inscrits réels.
- Bien qu’ils soient inscrits, il y a toujours des personnes qui ne viendront pas.
Taux de no-show ou taux de chute :
Le taux de chute moyen pour un événement BtoB (où l’inscription est gratuit) se situe entre 20 et 30%
Ainsi, pour garantir la présence de 100 personnes, il est nécessaire d'avoir un nombre d'inscrits supérieur, et de mettre en place des mesures pour sécuriser leur participation.
Sécuriser la Participation
Il est essentiel de garantir la confirmation de leur inscription.
Cela implique :
- d'envoyer des informations attrayantes pour susciter leur intérêt, ainsi qu'un email de confirmation dès leur inscription,
- d’assurer un suivi avec des rappels à J-7 et la veille de l'événement, contenant les détails d'accès nécessaires.
Profitez-en pour leur rappeler pourquoi venir à votre événement. Il vont se déplacer, consacrer 1 journée ou une demi journée pour venir, il faut que ça vaille le coup.
Le but : réduire au maximum le nombre de personnes qui ne se présenteront pas le jour J.
Gérer les annulations
De plus, même en prenant toutes les précautions nécessaires, il est important de se préparer à d'éventuelles annulations. Facilitez le suivi en offrant à vos invités la possibilité de vous prévenir en cas d'imprévu, par exemple en répondant à l'email de confirmation.
Centraliser le suivi des inscriptions
Si vous optez pour une diversification des canaux d'invitation, tels que le téléphone, les rendez-vous avec vos prospects ou LinkedIn, veillez à diriger tous vos contacts vers un seul et même tunnel d'inscription.
J'ai souvent constaté la complexité engendrée par la gestion de canaux d'inscription parallèles, entraînant des difficultés de suivi du nombre d'inscrits, de confirmation et de ressaisie des données, ainsi que des risques d'erreurs.
Des outils tels qu'Eventbrite, Weezevent ou Inwink font cela très bien et peuvent grandement simplifier votre travail.
En suivant ces conseils, vous maximiserez vos chances d'atteindre vos objectifs de participation et de faire de votre événement un succès !
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